どうも、ひろです。
今回は、会社などで上司へ報告するときに失敗しない方法をご紹介します。
今まで、上司へ報告をして「今、それを聞きたいんじゃない」、「結局、何が言いたいんだ」などと言われたことは無いでしょうか？
そんな方に失敗しない方法を3つに分けてご紹介します。
上司への報告がうまくできない方、ぜひ見て参考にしてください。
結果から報告をする
出典元：O-DAN
報告をする時はまず、良かったのか悪かったのか・出来たのか出来なかったのかなど結果から報告しましょう。
上司へ報告する時に、「不可抗力だったんです」とか「〇〇すれば、良かった」など自分の感想や意見から話してしまう方がいます。
ですが、上司からは「そんなのは良いから結果はどうだったんだ」と言われてしまうでしょう。
部下の人たちからしたら、結果が良かった時は嬉しくて何を行ったから良い結果に繋がったのかを話したいし、悪かった結果になってしまった時は言い訳をして怒られるのを最小限にしたいと思いますよね。
しかし残念な事に、上司からしてみると過程や経過は二の次で、先に知りたいのは結果なのです。
何故なら上司は、会社の利益も考えなくてはならないからです。
一般的に、部下は上司からの指示で仕事をします。
指示通り動くため、会社の利益を考えながら働くという部下は多くはないでしょう。
しかし、上司という立場になってくると、利益も考えなくてはならなくなります。
下手すると、上司の指示で会社へ大きかれ少なかれダメージを与えてしまうため、上司は必至です。
そんな中、部下が行ってきた仕事に対して、結果より先に部下の感想や言い訳を聞くという選択肢は無いでしょう。
なので、感想や言い訳は後にして、まずは結果から報告する事が大事です。
ちなみに私も入社した頃は、感想や言い訳をして上司に怒られていました。
当時の私は、良い結果にしても悪い結果にしても、何か一言付け加えておくと上司から高評価を得られると勘違いしていたので、上司に怒られるとどの一言がいけなかったのかと斜め上に勘違いしていました。
今の知識を持った私からすると、過去の私の言動が少し恥ずかしくなります。
理由を報告する
出典元：O-DAN
次に、報告した結果がどうしてそうなったのかの理由を報告しましょう。
ここからは、分かりやすく説明するために、結果が悪かった報告をした事を前提に話をしていきます。
結果を報告すると、上司は必ず何故悪かったのかの理由を聞いてきます。
その時に、始めて自分が思っていた感想や意見を報告するようになります。
ここで注意ですが、感想や意見を話すだけではいけません。
何故そう思ったのかの根拠もセットで話してください。
例えば、映画館のチケットの売れ行きが悪かったとします。
上司にチケットの売れ行きが悪かった事を報告した後に理由を聞かれ、理由が「みんな外に出ないためでは」と答えたとします。
そこで上司は、何故みんな外に出ないか知りたいと考えます。
そこで根拠が述べられなかった場合、適当な事を言われたと上司は判断してしまうため、ただでさえ悪い報告をされ機嫌が悪い上司へさらに油を注いでしまう事になります。
ですが、「今の時代、ネットでも映画が観られる時代になり、今放映されている映画もあと数か月もすればネットで観られるので、わざわざ足を運んでまで映画館へ行く人が少なくなったとニュースで見ました」と理由と根拠をセットで答えてみてください。
上司は、部下からお客様が映画を見に来なくなった理由を、みんなネットで映画を観ているとニュースで見たという根拠も示すことにより、部下が適当な事を言っているわけじゃないんだなと上司は判断し信頼されるようになります。
なので、理由は根拠もセットで報告すると良いです。
対策を考えておく
出典元：O-DAN
対策も考えておき、報告すると良いでしょう。
今までの私の経験上、結果と根拠付きの理由を述べることが出来たなら上司は納得してくれると思います。
ですが、今の現状を打破できるかもしれない対策を考え報告が出来たらなら、それは一流の部下だと思います。
例えば、先ほどの映画館のチケットの売れ行きが悪い事例に対策を当てはめたとします。
映画館のチケットの売れ行きが悪く、理由はみんなわざわざ足を映画館まで運ばずにネットで映画が観れるから。
そこで部下が上司に、映画館に来てくれた方々に放映されている映画のオリジナルキーホルダーをプレゼントを付ける事を提案をします。
ネットで映画を観るだけでは手に入らない付加価値を付ける事で、付加価値が欲しい方々は来場してくれるかもしれない。
ここでダメ押しの、根拠があればさらに良いと思います。
ここまで報告出来たなら、上司は部下に信頼と「こいつに任せておけば大丈夫だ」という安心感を抱いてくれるのではないでしょうか。
例を用いたストーリー
始めに結果・根拠付きの理由・対処法(根拠も有りならさらに良し)を書きましたが、それでも具体的に想像が出来ないといった方々へ、ストーリー形式でご紹介します。
例：映画館のチケットが売れない
※この話は瞬時に思いついた作り話なので、色々と雑ですがご勘弁を。
上司「おい、A君。わが社が運営している1つ、映画館の経営状況はどうなっている？今月末の会議までに知りたいんだが」
部下「はい、とても言い難いのですが赤字になっています」
上司「なんだと、何故だね！」
部下「はい、今の時代は映画もネットで観られる時代になっています。そのため、わざわざ足を運んでまで映画館へ来るお客様が減っていると言っていたのを先日ニュースで見ました」
上司「そうか。うーん、これは会議で早めに対策を練らないといけないな」
部下「上司、私からも対策の案が1つございまして」
上司「言ってみたまえ」
部下「映画館へ足を運んでくださったお客様に、限定で何かプレゼントしてはいかがでしょうか？」
上司「う～ん、プレゼントか。確かに有りかもしれない」
部下「実はこの方法には、類似した状況での前例がありまして」
上司「それは本当か！？」
部下「はい、これは私が好きな野球チームの事なんですが。そこでも野球はテレビで観れるからと球場に足を運ぶ方が減っていて赤字だったそうなんです」
上司「ほう、それで？」
部下「しかし今の状況を打破しようと、球団側はチームの応援に野球場へ来てくれた方限定で、チームの選手のマスコット人形をプレゼントしたんです」
上司「ふむ、それで球場はどうなったんだ？」
部下「はい、選手のマスコット人形はとても好評だったようで、以前より球場へ足を運ぶファンが増え、人形をプレゼントした月は赤字が免れ〇〇％の黒字になったそうです」
上司「ほう、それは素晴らしい」
部下「それで調べたんですが、過去今回の球団と同じような事をしている化粧品会社やスーパーの売り上げも〇〇％や〇〇％上がったそうなんです。どうでしょう、わが社も1つの案として取り上げてみては」
上司「よし、A君。今すぐまとめた資料を作成してくれ。今月末に行われる会議で話してみる」
部下「はい、分かりました」
上司 A君を部下に持って良かった！
おわり
出来すぎた話になってしまっていますが、このような報告が出来れば最悪でも咎められる回数は減り上司からの受けも悪くはならないはずです。
おわり
出典元：O-DAN
実はこの方法、上司だけではなく普段の私生活でさえ使用できる優れた方法です。
友だちとの会話でもこの方法通り話せば、友だちはきっとストレスなく接する事が出来るはずです。
是非、上司へ報告する時や友達との会話でうまく伝えることが出来なかった時に、この方法を用いて実践してください。
また、有益な情報を得ましたら実践して記事にしていこうと思います。
